Wil je eens vrijblijvend kennismaken met YENS?

Privacy statement

Dit is de privacy statement van YENS, voor vragen kun je mailen naar privacy@yens.nl. In deze privacy statement informeren wij je over het gebruik van jouw persoonsgegevens door YENS.

YENS hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In dit privacy statement willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Zorgvuldigheid voorop

Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. YENS houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy statement

- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt
- Vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren

Voor welke doeleinden verwerken wij je persoonsgegevens?

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, waaronder de volgende doeleinden:

– Het vervullen van de overeenkomst met jouw voor het voeren van de administratie en het doen van belastingaangiftes
– Om met elkaar te kunnen communiceren, zoals bij vragen of klachten
– Om betalingen te kunnen verwerken, voor de facturatie en het bijhouden van onze (financiële) administratie
– Om op de website de content te kunnen tonen die daarop wordt geplaatst
– Contact met je op te nemen indien je het contactformulier hebt ingevuld op de website
– Je per e-mail de nieuwsbrief of andersoortig geautomatiseerde mailing te sturen waarvoor je je hebt ingeschreven
– Marketing en sales activiteiten uit te voeren
– Wettelijke doeleinden

We delen alleen gegevens met andere partijen (ontvangers) zoals Belastingdienst, banken en Kamer van Koophandel als we jouw toestemming hiervoor hebben. De personen van wie wij de persoonsgegevens verwerken hebben bepaalde rechten met betrekking tot hun gegevens.

Soorten persoonsgegevens

Voor deze doeleinden kan YENS de volgende persoonsgegevens van je vragen:

– Voor- en achternaam
– Geslacht
– Geboortedatum
– Geboorteplaats
– Adresgegevens
– Telefoonnummer
– E-mailadres
– Bankrekeningnummer
– Kopie ID bewijzen
– Burgerservicenummer (BSN)
– Financiële gegevens
– Gegevens over uw activiteiten op onze website
– Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt

Je persoonsgegevens worden door YENS opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

- Het verzorgen van de belastingaangiften
- Het verzorgen van de financiële- en salarisadministratie
- Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen
- Hosting van de website

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

YENS bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de Archief wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

– Alle personen die namens YENS van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
– We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
– We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is
– Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
– We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
– Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens

 

Rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van je ontvangen hebben. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van je

persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door jouw verstrekte gegevens door ons aan je te laten overdragen of in opdracht van jou direct te over te dragen aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij je persoonsgegevens verwerken op basis van een door jou gegeven toestemming hiertoe, dan heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

 

 

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

YENS gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. YENS gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die uw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Zie voor een toelichting:
https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee/

Op deze website worden ook cookies geplaatst door derden. Dit zijn bijvoorbeeld adverteerders en/of de sociale media-bedrijven. Hieronder een overzicht:

 

_ga

Cookie: Google Analytics
Functie: Registreert een unieke ID dat statistische data genereert van hoe de gebruiker de website gebruikt.
Bewaartermijn: 2 jaar

_gat

Cookie: Google Analytics
Functie: Wordt door Google Analytics gebruikt om de hoeveelheid aanvragen te reguleren.
Bewaartermijn: Tot het einde van de sessie

_gid

Cookie: Google Analytics
Functie: Registreert een unieke ID dat statistische data genereert van hoe de gebruiker de website gebruikt.
Bewaartermijn: Tot het einde van de sessie.

PHPSESSID

Cookie: PHPSESSID
Functie: Dit cookie houdt gedurende het bezoek bij welke pagina’s je bezoekt en de gedane zoekopdrachten.
Bewaartermijn: Tot het einde van de sessie

wfvt_

Cookie: Wordfence
Functie: Volgt de bezoeker door de website heen en bundelt de bezochte pagina’s.
Bewaartermijn: Tot het einde van de sessie

wordfence_verifiedHuman

Cookie: Wordfence
Functie: Onderscheid mensen van geautomatiseerd verkeer (bots).
Bewaartermijn: 24 uur

wordpress_test_cookie

Cookie: WordPress
Functie: Cookie wordt geactiveerd als de login-pagina bezocht wordt. Er wordt dan gekeken of de browser cookies toestaat.
Bewaartermijn: Tot het einde van de sessie

 

 

Gegevensgebruik virtuele assistent

1. WIE IS VERANTWOORDELIJK VOOR DE VERWERKING VAN DE GEGEVENS?

De verwerkingsverantwoordelijke van de virtuele assistant is YENS B.V, met maatschappelijke zetel te Rhenen, KVK nr. 70102058, met als contactpersoon de heer G. de Rooder.

De verwerkingsveratwoordelijke doet het mogelijke om uw privacy zo goed mogelijk te respecteren. “*VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE*” leeft hierbij de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens (hierna “GDPR”) na of iedere toekomstige of aanvullende wetgeving die van toepassing is.

2. WAT ZIJN PERSOONSGEGEVENS?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens waardoor een natuurlijk persoon, in dit geval de gebruiker van onze virtuele assistent, geïdentificeerd kan worden of identificeerbaar is. Hieronder vallen contactgegevens zoals uw naam en e-mailadres, maar ook gebruiksgegevens van sociale media account, uw IP adres, uw voorkeuren, financiële gegevens, gevoelige gegevens, enz.

3. WAAROP IS DIT PRIVACYBELEID VAN TOEPASSING?

Dit privacybeleid is van toepassing op het gebruik van de virtuele assistent en de contract bot op de website van ons accountancy kantoor.
Met de virtuele assistent maken we het u een stuk eenvoudiger om informatie over uw juridisch probleem en situatie te verkrijgen. U kan naderhand ook een afspraak met een van onze specialisten inplannen. Met de bovenstaande doelen voor ogen, verzamelen wij in een aantal gevallen uw gegevens. Dit privacybeleid dient dan ook om u hierover uitgebreid te informeren.

  1. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ?

Door te communiceren met de virtuele assistent deelt u een aantal persoonsgegevens met ons.

Uw persoonlijke gegevens worden steeds vertrouwelijk behandeld, niet verhandeld, verkocht, verhuurd. De persoonlijke gegevens zullen enkel aan derden worden doorgegeven mits onze dienstverlening dit noodzakelijk vereist. In dit laatste geval zullen wij indien redelijkerwijze mogelijk, pogen u van tevoren dienaangaande te informeren, tenzij een en ander aan wettelijke beperkingen onderhevig is.

De gegevens worden steeds bewaard binnen de EU. Om de virtuele assistent te kunnen aanbieden laat de Verwerkingsverantwoordelijke zich mogelijks bijstaan door een selectief aantal verwerkers. Indien zij toegang hebben tot de door u ingegeven persoonsgegevens wordt met hen de nodige garanties bekomen overeenkomstig de GDPR.

De persoonsgegevens worden door de Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking. Daarna zullen uw gegevens gewist worden of geanonimiseerd.

Volgende persoonsgegevens kunnen hierbij verwerkt worden:

  • Identificatiegegevens:

De virtuele assistent kan u op een gegeven moment om een aantal identificatiegegevens vragen. Deze gegevens worden door ons accountancy kantoor gebruikt om een afspraak te kunnen inplannen en u te kunnen contacteren omtrent uw juridisch probleem. U hebt de mogelijkheid om de volgende gegevens aan de virtuele assistent mee te delen:

– Naam en voornaam
– Adres
– Telefoonnummer
– Emailadres
– Ondernemingsnummer

Wij zullen deze gegevens ook intern gebruiken om de goede werking van onze dienstverlening te verzekeren. Zo bereiden wij op basis van de meegedeelde gegevens een eerste dossier voor en kunnen wij dit op onze eerste afspraak reeds voorleggen.

  • Gegevens over uw situatie/problematiek

U krijgt de mogelijkheid om in de virtuele assistent uw juridische vraag te stellen. De vraag die u stelt en de keuzes die u maakt in de virtuele assistent laten ons toe om in te schatten welke accountant het beste bij u past.

Hiernaast worden de vragen die niet begrepen werden door de virtuele assistent gebruikt om nieuwe informatie toe te voegen aan de assistent. Hierdoor kunnen wij de volgende keer wel correct antwoorden op de vraag van een andere gebruiker. Er wordt natuurlijk nooit melding gemaakt van de persoonlijke gegevens van de oorspronkelijke vraagsteller.

Ten slotte gebruiken wij uw probleembeschrijving, vraag en gemaakte keuzes voor een aantal statistische doeleinden. Dit helpt ons te achterhalen welke diensten en materies voor onze gebruikers het meest bruikbaar en relevant zijn.

  • Gegevens over het gebruik van de virtuele assistent

Wij verzamelen ook een aantal gegevens over het gebruik van de virtuele assistent. Hierdoor krijgen wij informatie over de duur van het gesprek met de gebruiker in kwestie, welke keuzes de gebruiker maakte en andere nuttige informatie over het gesprek. Dit is enorm nuttige informatie voor ons. Dankzij deze informatie passen wij onze diensten aan zodat de gebruikservaring voor u binnenkort nog beter wordt.

Hiernaast gebruiken wij de gegevens over het gebruik ook voor beveiligingsdoeleinden. Wij willen natuurlijk misbruik en cyberaanvallen op onze virtuele assistent voorkomen zodat wij u deze dienst kunnen blijven aanbieden. De verzameling van deze gegevens gebeurt steeds op basis van een gerechtvaardigd belang of wettelijke grondslag.

  • Gedeelde documentatie

Als gebruiker van de virtuele assistent krijgt u ook de mogelijkheid om relevante documentatie op voorhand aan ons over te maken. Hetgeen u met ons deelt zal enkel gebruikt worden in verband met onze juridische dienstverlening. De documenten zullen enkel aan derden overgemaakt worden mits onze dienstverlening dit noodzakelijk vereist.

 

  1. VAN WELKE BRONNEN WORDEN MIJN GEGEVENS VERZAMELD?

Wij verzamelen enkel de gegevens die u zelf verkiest mee te delen aan de virtuele assistent. Indien u dus liever bepaalde zaken niet meedeelt, hoeft u dit dan ook niet te doen. U dient er zich dan wel van bewust te zijn dat onze dienstverlening in dat geval niet optimaal kan verlopen.

 

  1. WELKE DERDE PARTIJEN ONTVANGEN MIJN GEGEVENS?

Dienstverleners: het is mogelijk dat de gegevens die u met ons deelt in het kader van onze dienstverlening aan derde partijen worden doorgegeven. Indien zij toegang hebben tot bepaalde persoonsgegevens zullen wij dit enkel doen in de mate van het noodzakelijke en worden er met hen de nodige garanties bekomen in het licht van de gegevensbescherming en de geldende wetgeving.

Overheidsdiensten: wij delen uw gegevens met de overheid van zodra dit wettelijk verplicht is.

Google Dialogflow (Google inc.): om de taalherkenning van de virtuele assistent voortdurend te kunnen verbeteren worden de vragen die een gebruiker aan de assistent stelt gecontroleerd op synoniemen en semantische nabijheid door Google. Dit betreft enkel de vragen die een gebruiker stelt en de mogelijke persoonsgegevens die hierin voorkomen. De identificatiegegevens, gegevens over het gebruik en documentatie wordt niet met Google gedeeld.

Voor meer informatie over het privacybeleid van Google kan u terecht op: https://policies.google.com/privacy?hl=nl

  1. VOOR HOELANG EN WAAR WORDEN MIJN GEGEVENS BEWAARD?

De gegevens worden op een zo veilig mogelijke manier bewaard binnen de EU.

De ontvangen persoonsgegevens worden door ons niet langer bewaard dan nodig is voor onze dienstverlening of de wettelijke verplichtingen waaraan wij dienen te voldoen. Zodra wij uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben, zullen wij deze verwijderen of anonimiseren.

  1. VEILIGHEIDSMAATREGELEN

Als verwerkingsverantwoordelijke doen wij er alles aan om de beschermingen van uw gegevens op de best mogelijke manier te beschermen. Wij gebruiken hiervoor verschillende beveiligingstechnologieën en beschermingsmaatregelen. Hiertoe behoren onder andere:

– De versleuteling van vertrouwelijke data over publieke netwerken aan de hand van cryptografische standaarden. TLS-encryptie mechanismes zijn geïmplementeerd volgens de hoogste standaarden en gebruiken enkel sterke algoritmes met minimaal 128-bit encryptie.

– De bewaring van de persoonsgegevens via de virtuele assistent gebeurt via systemen die voldoen aan industrienormen om zijn datacentra te beschermen tegen gegevensverlies als gevolg van stroomuitval en brand. Gegevens worden gehost op een Europese server.

 

  1. RECHTEN VAN DE BETROKKENEN:

U hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik van uw persoonsgegevens. Hiervoor kan u ons steeds contacteren. U hebt hiernaast ook een aantal rechten ter beschikking:

 

9.1 Recht van verbetering, verwijdering en beperking

U bent volledig vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ons. Daarnaast heeft u steeds het recht om te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. Dit in het geval u mogelijks verkeerde gegevens hebt doorgegeven of de fout bij ons lag.

U dient er zich van bewust te zijn dat bij de weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van bepaalde persoonsgegevens, de diensten die wij u graag aanbieden, mogelijks niet langer mogelijk zijn.

U mag eveneens vragen om het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken.

 

9.2 Recht van verzet

U beschikt over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen. Daarnaast hebt u steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing; in dergelijk geval hoeft u zelfs geen redenen op te geven.

 

9.3 Recht van vrije gegevensoverdracht

U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door u verstrekt zijn aan de virtuele assistent in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te laten dragen.

 

9.4 Recht van intrekking van de toestemming

Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.

 

9.5 Uitoefening van uw rechten

U kan uw rechten uitoefenen door ons te contacteren, hetzij per e-mail naar info@yens.nl, per post naar YENS B.V, Steenoven 8, 3911 TR Rhenen. Gelieve steeds een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen bij de aanvraag, zodat u voldoende geïdentificeerd kan worden.

 

9.6 Automatische beslissingen en profiling

De verwerking van de persoonsgegevens van u omvat geen profiling en zal door de Verwerkingsverantwoordelijke evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

 

9.7 Recht om klacht in te dienen

U beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ DEN HAAG, Tel +31 (0)88 1805 250, of ga naar https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl.

 

  1. HYPERLINKS

 Deze website kan hyperlinks bevatten naar websites van andere partijen. Ook is het mogelijk dat websites van andere partijen hyperlinks bevatten naar deze website. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van de websites van die andere partijen, en het gebruik van cookies op die websites.

 

  1. WIJZIGINGEN

De diensten die wij u aanbieden zijn natuurlijk vatbaar voor wijzigingen in de toekomst. Hierdoor kan ons privacybeleid mogelijks aangepast worden. We raden u aan om dit privacybeleid vaak te controleren op eventuele wijzigingen en doen ons best om u van eventuele wijzigingen steeds te informeren. De datum van de laatste wijziging wordt onderaan de pagina aangegeven.

Heb je over deze privacy policy nog vragen?

YENS Starter

Voor de startende ZZP'er
Vanaf 69 euro per maand

YENS ZZP

Voor de eenmanszaak of ZZP'er
Vanaf 99 euro per maand

YENS VOF

Voor de grote eenmanszaak of VOF
Vanaf 129 euro per maand

YENS MKB

Voor MKB ondernemers met een BV
Vanaf 169 euro per maand

Weten welk pakket het beste bij je past?